Bilgi Plan ve Rapor (BPR) bir sistemin ifadesidir. Bu kavramlar ayrı ayrı düşünüldüğü
zaman BPR sisteminin amacına hizmet etmemektedir. Fakat üçünü bir arada bir
sistem halinde düşündüğümüz zaman önemi ortaya çıkmaktadır. En sade şekilde
baktığımızda; bilgi ile hazırlık, plan ile uygulama ve rapor ile değerlendirme anlaşılır.
İnsanlar yaşamlarının her aşamasında bilgi plan ve rapor'u bilerek veya bilmeyerek
kullanmaktadırlar.
Günümüzde örgütlerin daha karmaşık bir yapıya bürünmesi nedeniyle daha fazla
bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Fakat bu bilgiler karışık halde bulunmaktadır. Bilgiler
ancak
sistematize
edilerek
etkili
ve
verimli
Plan, örgütte ne yapılacağına, kimin yapacağına, ne zaman yapacağına ve nasıl
yapacağına ilişkin kararların önceden belirlenmesidir. Yönetici planlama işlevini yerine
getirirken temel olarak hedef ve amaçları ortaya koyar, alternatifler tespit eder ve
bunlar arasından uygun olanını seçer. Planlama işlevinin amaçlara ulaşması bir önceki
aşama olan bilgi aşamasına bağlıdır.